Alle baren Geschäftsvorgänge eines Unternehmens sollen grundsätzlich über die Kasse abgewickelt und täglich in einem Kassenbuch aufgezeichnet werden. Der Gesetzgeber verschärft in mehreren Schritten die Anforderungen an die Kassenführung. Machen Sie sich fit zu dem Thema, um Hinzuschätzungen im Unternehmen zu vermeiden.
Zum 31. Dezember 2016 lief die Übergangsfrist des BMF-Schreibens vom 26. November 2010 zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften aus. Ab dem 1. Januar 2017 müssen Unterlagen, die mittels elektronischer Registrierkassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxametern und Wegstreckenzähler erstellt worden sind, für die Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahrt werden.
Die Einzelaufzeichnungspflicht bedeutet, dass aufzeichnungspflichtige Geschäftsvorfälle laufend zu erfassen, einzeln festzuhalten sowie aufzuzeichnen und aufzubewahren sind, so dass sich die einzelnen Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen können.
Viele elektronische Registrierkassen, insbesondere ältere Kassen mit flüchtigen Speichern, erfüllen diese Vorgaben jedoch nicht. Je nach Fabrikat kann es sein, dass das Gerät die Daten nicht dauerhaft speichert (z.B. den internen Speicher regelmäßig leert), keine Schnittstelle existiert, um die Daten aus der Kasse auszulesen, oder nicht sichergestellt werden kann, dass die Daten unveränderbar aufgezeichnet werden. Derartige ältere Systeme, die diesen Voraussetzungen nicht genügen, werden somit vom Fiskus seit 01. Januar 2017 nicht mehr toleriert.
Ab dem 1. Januar 2018 wird zudem die Möglichkeit der Kassen-Nachschau eingeführt. Dies ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Aufklärung steuererheblicher Sachverhalte unter anderem im Zusammenhang mit der ordnungsgemäßen Erfassung von Geschäftsvorfällen.
Elektronische Aufzeichnungssysteme müssen darüber hinaus ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die aus drei Bestandteilen besteht: einem Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und einer digitalen Schnittstelle.
Weiterhin ist ab dem 1. Januar 2020 die verpflichtende elektronische Belegausgabe bei elektronischen Aufzeichnungssysteme vorgesehen. Danach muss für den an diesem Geschäftsvorfall Beteiligten ein Beleg erstellt und diesem zur Verfügung gestellt werden. Der Beleg kann elektronisch oder in Papierform zur Verfügung gestellt werden. Mit der Belegausgabepflicht entsteht für den am Geschäftsvorfall Beteiligten aber keine Pflicht zur Mitnahme des Belegs.
Ab dem 1. Januar 2020 haben Steuerpflichtige, die elektronische Aufzeichnungssysteme verwenden, die Art und Anzahl der im jeweiligen Unternehmen eingesetzten elektronischen Aufzeichnungssysteme und der zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtungen dem zuständigen Finanzamt mitzuteilen.
Finden Sie hier unser aktuelles Merkblatt: Führung eines Kassenbuchs
Die vorstehenden Informationen bieten einen Überblick über die wesentlichen Eckpunkte und ersetzen keine individuelle Beratung. Was sich für den steuerlichen Laien auf den ersten Blick zunächst als eine fast unlösbare Aufgabe dargestellt, ist für uns Tagesgeschäft. Sprechen Sie uns an.
Ihr Team der Madel & Kotalla Steuerberatungsgesellschaft